Cuando empiezas un nuevo trabajo en Estados Unidos, uno de los primeros formularios que te encuentras es el Formulario I-9, Employment Eligibility Verification. Cada empleador tiene que completarlo casi para todas las nuevas contrataciones, tanto si el trabajador es ciudadano estadounidense, residente permanente o tiene otro estatus migratorio. Sobre el papel, el objetivo es sencillo: demostrar quién eres y que tienes derecho a trabajar en Estados Unidos.
En la práctica, muchas personas se bloquean con la misma pregunta: “¿Qué documentos puedo usar realmente para el I-9?” Si llevas los documentos incorrectos, tu primer día puede convertirse en una fuente de estrés. Recursos Humanos puede no ser capaz de terminar el papeleo, tú te puedes sentir incómodo o avergonzado y es posible que incluso tengas que retrasar tu fecha de incorporación. Los empleadores también se preocupan, porque formularios I-9 mal completados pueden acabar en auditorías y sanciones.
Antes de seguir, una aclaración muy importante. YT Multiservices no es un bufete de abogados y no ofrece asesoría legal ni de inmigración. Este artículo es información general basada en fuentes oficiales del gobierno de Estados Unidos. Para cualquier duda legal sobre el Formulario I-9, siempre debes hablar con un abogado o un profesional de cumplimiento cualificado. Lo que hace esta empresa es algo distinto y muy práctico: te ayuda con la preparación de formularios, la organización de documentos, traducciones, notarizaciones y apoyo administrativo, para que cuando te sientes con RR. HH. o con tu asesor legal, tu documentación esté completa, clara y fácil de revisar. Si ya te sientes abrumado por identificaciones, fechas de caducidad y copias, este tipo de apoyo administrativo puede transformar un proceso estresante en algo mucho más manejable.
Guía rápida: documentos aceptables para el I-9 de un vistazo
Si solo tienes un minuto, quédate con estas tres ideas:
- Puedes presentar un documento de la Lista A, o
- Un documento de la Lista B más un documento de la Lista C
- Los documentos que tienen fecha de caducidad normalmente deben estar vigentes y parecer auténticos de forma razonable
Esta es la estructura básica:
| Cómo completar el I-9 | Qué presentas | Qué demuestra |
| Opción 1 | Un documento de la Lista A | Identidad y autorización para trabajar |
| Opción 2 | Un documento de la Lista B y uno de la Lista C | Identidad (Lista B) y autorización para trabajar (Lista C) |
Tú, como empleado, eliges qué documentos aceptables quieres presentar. El empleador tiene que comprobar que están en las listas oficiales y que parecen genuinos, pero no puede obligarte a presentar un documento concreto si tú ya has ofrecido otra opción válida.
Listas de documentos aceptables para el I-9
El Formulario I-9 utiliza tres listas de documentos aceptables:
- Lista A: documentos que prueban tanto identidad como autorización de empleo.
- Lista B: documentos que prueban solo identidad.
- Lista C: documentos que prueban solo autorización para trabajar.
Todos los documentos que tienen fecha de caducidad normalmente deben estar sin caducar en el momento en que se presentan. El empleador debe examinar físicamente los originales, decidir si parecen razonablemente auténticos y si corresponden a la persona que tiene delante, y luego anotar los datos en el Formulario I-9.
Para los empleados, este sistema significa que hay flexibilidad. Si no tienes pasaporte, puedes completar el I-9 con otras combinaciones, como un permiso de conducir y una tarjeta del Seguro Social. Para los empleadores, significa que los equipos de RR. HH. necesitan una formación básica sobre estas listas y buenos procedimientos para guardar y proteger los formularios I-9 por separado del resto del expediente de personal.
Documentos de la Lista A
Los documentos de la Lista A son especialmente fuertes porque, cada uno por sí solo, demuestra quién eres y que estás autorizado para trabajar en Estados Unidos. Si un empleado presenta un documento válido de la Lista A, no tiene que presentar nada de las Listas B o C.
Resumen de algunos documentos habituales de la Lista A:
| Documento de la Lista A (ejemplos) | Qué suele demostrar |
| Pasaporte estadounidense no caducado o tarjeta de pasaporte | Identidad y ciudadanía estadounidense, que incluye derecho a trabajar |
| Tarjeta de Residente Permanente, Formulario I-551 (“green card”) | Identidad y autorización de empleo como residente permanente |
| Documento de Autorización de Empleo (EAD), Formulario I-766 | Identidad y autorización de empleo temporal |
| Pasaporte extranjero con Formulario I-94 o I-94A con estatus autorizado para trabajar | Identidad y autorización de empleo en un estatus no inmigrante específico |
| Pasaporte de FSM o RMI con I-94 o I-94A bajo un Compact of Free Association | Identidad y autorización de empleo bajo el acuerdo |
| Pasaporte extranjero con sello I-551 temporal o I-551 impreso en un visado | Identidad y prueba temporal de residencia permanente |
Los empleadores tienen que revisar cada documento en persona, registrar el tipo de documento, autoridad emisora, número y fecha de caducidad en el Formulario I-9 y guardar el formulario completo durante el tiempo que exigen las normas. Para los trabajadores, lo más práctico suele ser llevar un solo documento de la Lista A, válido y en vigor, para simplificar el proceso.
Pasaporte de Estados Unidos
Un pasaporte estadounidense no caducado o una tarjeta de pasaporte son de las opciones más sencillas para completar el I-9. Demuestran identidad, ciudadanía estadounidense e incluyen automáticamente autorización para trabajar en el país. Muchos departamentos de RR. HH. prefieren esta opción porque solo necesitan revisar y copiar un documento.
Sin embargo, no todos los ciudadanos tienen pasaporte. Hay personas que nunca han viajado al extranjero y otras cuyo pasaporte caducó hace años. Es importante recordar que el empleador no puede exigir que presentes un pasaporte si prefieres usar otra combinación válida, como permiso de conducir más tarjeta del Seguro Social o certificado de nacimiento.
Si decides usar tu pasaporte, es buena idea planificarlo. Llévalo el primer día, deja que RR. HH. lo revise y haga la copia que necesite, y después guárdalo en casa en un lugar seguro. Como es un documento valioso y a veces difícil de sustituir, lo normal es que no quieras llevarlo encima todos los días una vez terminado el proceso del I-9.
Tarjeta de Residente Permanente
La Tarjeta de Residente Permanente (Formulario I-551), conocida como green card, es otro documento clásico de la Lista A. Una tarjeta vigente muestra tu nombre, fotografía, número de extranjero (Alien Number) y fecha de caducidad. Para el I-9, prueba que eres residente permanente legal con derecho a trabajar en Estados Unidos.
Algunas versiones antiguas de la green card tienen un diseño distinto o no incluyen fecha de caducidad, pero eso no significa automáticamente que sean inválidas. Las instrucciones oficiales de USCIS explican qué tarjetas siguen siendo aceptables, y RR. HH. debería apoyarse en esa guía en lugar de rechazar una tarjeta solo porque no la reconoce visualmente.
Los retos más habituales para los residentes permanentes son la caducidad, la pérdida y los cambios de nombre. Tal vez tengas que sustituir la tarjeta cuando caduque o cuando cambies tu nombre legal. Guardar la tarjeta, las notificaciones de USCIS y las copias juntas, en una carpeta física o digital, facilita mucho responder cuando un nuevo empleador te pide la documentación para el I-9.
Documento de Autorización de Empleo (EAD)
El Documento de Autorización de Empleo (EAD), Formulario I-766, se conoce muchas veces como work permit o permiso de trabajo. Muchas personas no ciudadanas lo utilizan para demostrar su derecho a trabajar en Estados Unidos, por ejemplo ciertos estudiantes, personas con solicitudes en trámite o beneficiarios de protección humanitaria. Para el I-9, un Formulario I-766 válido es un documento de la Lista A, porque demuestra tanto identidad como autorización de empleo.
El EAD siempre lleva una fecha de caducidad y suele estar vinculado a una categoría migratoria concreta. El empleador tiene que fijarse en esa fecha y, cuando sea necesario, volver a verificar la autorización de empleo si el trabajador sigue en la empresa después de que caduque la tarjeta. En algunos casos, las normas federales conceden prórrogas automáticas para ciertas categorías, pero RR. HH. debe comprobarlo siempre en la guía oficial del I-9, no basarse en suposiciones.
Para muchos trabajadores, lo más estresante es el tiempo. Las renovaciones pueden tardar meses y existe el miedo a quedarse sin trabajo o sin ingresos por un retraso. Tener juntos los EAD antiguos y actuales, las notificaciones de recibo de USCIS y las cartas de aprobación, todo bien ordenado, hace que las conversaciones con RR. HH. y con abogados de inmigración sean mucho más llevaderas. Cuando tu vida legal pasa por varios países, documentos y plazos, mantenerlo todo claro puede parecer un segundo empleo. Contar con un servicio de apoyo administrativo que entienda cómo organizar documentos de inmigración y empleo puede darte un respiro enorme, sobre todo cuando tu abogado o RR. HH. necesitan un expediente completo y no papeles sueltos.
Pasaporte extranjero con Formulario I-94 o I-94A
Algunos trabajadores están autorizados a trabajar en Estados Unidos gracias a un estatus no inmigrante específico, en lugar de una green card o un EAD independiente. En ese caso, un pasaporte extranjero junto con un Formulario I-94 o I-94A que indique un estatus autorizado para trabajar puede usarse como combinación de la Lista A. El pasaporte aporta la identidad y el I-94 muestra la clase de admisión y el tiempo de estancia autorizado.
Por ejemplo, ciertos trabajadores temporales pueden tener categorías laborales en las que el I-94 incluye un código de clase y una fecha hasta la cual se les admite. RR. HH. debería comprobar que ese estatus permite trabajar para ese empleador y que el I-94 sigue siendo válido. Cuando el I-94 caduca, el empleador puede necesitar documentación actualizada u otra prueba para volver a verificar el derecho a trabajar.
Hoy en día, la mayoría de los I-94 son electrónicos. Los viajeros suelen descargarlos desde la web oficial de Customs and Border Protection, imprimirlos si hace falta y llevarlos a procesos de contratación u otros trámites. Imprimir tu I-94 antes de tu primer día y llevarlo junto con el pasaporte te puede ahorrar tiempo y nervios en la mesa de RR. HH.
Pasaporte de FSM o RMI con Formulario I-94 o I-94A
Las personas ciudadanas de los Estados Federados de Micronesia (FSM) y de la República de las Islas Marshall (RMI) pueden vivir y trabajar en Estados Unidos bajo acuerdos especiales llamados Compacts of Free Association. Para el I-9, un pasaporte de FSM o RMI combinado con un Formulario I-94 o I-94A que muestre la admisión bajo este pacto es una opción válida de la Lista A.
Como este tipo de documento es menos frecuente, es normal que algunos equipos de RR. HH. no lo reconozcan de inmediato. En casos así, lo recomendable es lo mismo que con otros documentos poco habituales: comparar el documento con los ejemplos e instrucciones oficiales del I-9 y no rechazarlo solo por desconocimiento del formato.
Para las personas de estos países, mantener el pasaporte y el I-94 juntos y guardar copias de forma segura es esencial, sobre todo si realizan trabajos temporales o de temporada. Poder presentar el mismo conjunto ordenado de documentos a cada nuevo empleador hace que el proceso de contratación sea mucho más fluido.
Pasaporte extranjero con sello I-551 o I-551 impreso en un visado
A veces, una persona se convierte en residente permanente pero todavía no ha recibido la tarjeta física. Durante ese periodo, un pasaporte extranjero con un sello temporal I-551 o un visado de inmigrante con anotación I-551 puede funcionar como documento de la Lista A. El sello o la anotación indican que la persona tiene estatus de residente permanente aunque la tarjeta plástica aún no haya llegado.
El sello I-551 o la anotación tienen su propia fecha de validez. El empleador debe anotar los datos del pasaporte y del I-551, incluida la fecha de caducidad del sello. Cuando esa validez termine, es posible que el empleador necesite documentación actualizada o la propia green card para volver a verificar el derecho a trabajar.
Para los nuevos residentes permanentes, esto puede resultar confuso, porque a menudo se les dice que el sello del pasaporte “funciona como green card” durante un tiempo limitado. Tener copias del visado de inmigrante, el sello de entrada y todas las aprobaciones de USCIS juntas en un mismo lugar puede facilitar muchísimo las gestiones con empleadores, bancos y otras instituciones durante este periodo de transición.
En resumen sencillo, un documento válido de la Lista A puede completar el I-9 por sí solo, porque demuestra tanto quién eres como que estás autorizado para trabajar en Estados Unidos.
Si eres empleador o responsable de RR. HH. y sientes que te ahogas entre copias de pasaportes, green cards e impresos de I-94, contar con un buen apoyo administrativo puede marcar una gran diferencia.
Documentos de la Lista B
Los documentos de la Lista B demuestran únicamente identidad. Siempre deben ir acompañados de un documento de la Lista C, que es el que demuestra autorización para trabajar. La mayoría de los documentos de la Lista B son identificaciones oficiales con fotografía, como permisos de conducir o carnés escolares.
Resumen de algunos documentos habituales de la Lista B:
| Documento de la Lista B (ejemplos) | Situación habitual |
| Permiso de conducir o tarjeta de identificación estatal en EE. UU. | Trabajadores adultos en general |
| Carné escolar con fotografía | Estudiantes de instituto o universidad |
| Tarjeta de registro de votante | Algunas personas sin permiso de conducir |
| Carné militar de EE. UU. o registro de reclutamiento | Miembros de las Fuerzas Armadas |
| Carné de dependiente militar | Familiares con derecho a identificación militar |
| Credencial de marinero de la Guardia Costera | Trabajadores del sector marítimo y naviero |
| Documento tribal de nativo americano | Miembros de tribus o naciones reconocidas |
| Permiso de conducir emitido por una autoridad canadiense | Algunos trabajadores canadienses en EE. UU. |
Para ser aceptable, un documento de la Lista B debe estar en vigor y permitir identificar razonablemente a la persona que lo presenta. Los empleadores deben evitar exigir un documento concreto cuando el trabajador ya ha presentado una opción válida de la Lista B.
Permiso de conducir o tarjeta de identificación
El permiso de conducir o la tarjeta de identificación estatal son los documentos más frecuentes de la Lista B. Suelen incluir fotografía, nombre completo, fecha de nacimiento y descripción física. Una tarjeta de identificación estatal para no conductores funciona igual que el permiso de conducir para efectos del I-9.
Muchos empleados encuentran más fácil usar una identificación estatal o permiso de conducir junto con una tarjeta del Seguro Social o un certificado de nacimiento para completar el I-9. Antes del primer día, conviene revisar la fecha de caducidad de la tarjeta, porque llegar con un documento caducado puede retrasar el papeleo de contratación.
Si tu permiso de conducir ha caducado y no puedes renovarlo a tiempo, plantéate usar otro documento de la Lista B, como un carné escolar u otra identificación oficial, si dispones de ella. El objetivo es presentarse en RR. HH. con al menos una identificación con fotografía aceptable y vigente.
Carné escolar con fotografía
Un carné escolar con fotografía es especialmente útil para trabajadores jóvenes y estudiantes. Muchos estudiantes de instituto o universidad todavía no tienen permiso de conducir, pero sí cuentan con un carné del centro educativo.
La apariencia de estos carnés puede variar mucho. Algunos solo muestran nombre y foto, mientras que otros incluyen curso académico, grado o un código de barras. Siempre que el carné permita identificar razonablemente a la persona y parezca auténtico, suele aceptarse para el I-9 como documento de la Lista B.
Los carnés escolares suelen caducar al final del curso académico o cuando el estudiante deja el centro. Si piensas usar un carné escolar para el I-9, comprueba que siga siendo válido y ten preparada una alternativa si ya no estás matriculado.
Tarjeta de registro de votante
En algunos estados, una tarjeta de registro de votante puede servir como documento de la Lista B. Normalmente muestra el nombre de la persona y, a veces, la dirección o el distrito electoral.
A menudo estas tarjetas no incluyen fotografía. El empleador tiene que valorar si la información que aparece es suficiente para identificar razonablemente a la persona. En la práctica, muchos prefieren usar documentos con foto, pero aun así deben respetar las normas que permiten diferentes tipos de documentos.
Para quienes no conducen y no tienen otra identificación oficial con fotografía, una tarjeta de registro de votante puede formar parte de una combinación válida para el I-9, siempre que se complemente con un documento adecuado de la Lista C que demuestre autorización de empleo.
Carné militar de EE. UU. o registro de reclutamiento
Un carné militar de Estados Unidos o un registro de reclutamiento son otras opciones de la Lista B. Estos documentos incluyen información detallada y fotografía, y se emiten a miembros de las Fuerzas Armadas o a personas vinculadas al sistema de reclutamiento.
Los carnés militares son sensibles porque pueden usarse para acceder a bases y zonas de seguridad. El empleador debería copiarlos solo cuando sea necesario para el I-9, guardarlos de forma segura y seguir las políticas internas sobre manejo de identificaciones sensibles.
Los miembros de las Fuerzas Armadas que pasan a trabajos civiles a veces prefieren usar un permiso de conducir si se sienten más cómodos con esa opción. Lo importante es que el trabajador pueda elegir cualquier documento aceptable de la Lista B que se adapte a su situación.
Carné de dependiente militar
El carné de dependiente militar se entrega a ciertos familiares de miembros de las Fuerzas Armadas. Suele incluir fotografía y datos personales, lo que lo convierte en un documento válido de la Lista B.
La fecha de caducidad suele estar ligada al estatus del militar principal o a la edad del dependiente. RR. HH. debe comprobar que el carné sigue vigente cuando se presenta. Si está cerca de caducar, el trabajador puede decidir usar otra identificación en el futuro para evitar verificaciones adicionales.
Como este tipo de documento está relacionado con beneficios familiares, algunas personas son prudentes a la hora de mostrarlo. Explicaciones claras por parte de RR. HH. sobre cómo se copiará y almacenará el carné pueden ayudar a que el trabajador se sienta más seguro utilizándolo para el I-9.
Credencial de marinero de la Guardia Costera (Merchant Mariner)
La credencial de marinero de la Guardia Costera de EE. UU. es un documento aceptable de la Lista B, especialmente en industrias marítimas y de transporte por mar. Incluye fotografía, nombre e información profesional.
En empresas donde casi nunca aparecen documentos de este tipo, puede resultar poco familiar para RR. HH. Igual que con otros documentos menos habituales, lo sensato es comprobar su formato y contenido frente a las guías oficiales del I-9, en lugar de rechazarlo simplemente por no reconocerlo.
Para los marinos, esta credencial es crucial para su carrera. Muchos prefieren mantenerla muy segura y usar un permiso de conducir o una identificación estatal para el I-9, enseñando la credencial solo cuando es estrictamente necesario.
Documento tribal de nativo americano
Un documento tribal de nativo americano puede servir como documento de la Lista B cuando está emitido por una tribu o nación reconocida e identifica claramente a la persona. El formato de estos documentos puede variar mucho.
El empleador debe valorar si el documento parece oficial y pertenece realmente a la persona que lo presenta, en lugar de juzgarlo por su diseño. Si RR. HH. tiene dudas, lo recomendable es acudir a las guías oficiales del I-9 o a un especialista en cumplimiento, en lugar de basarse en opiniones personales.
Para los empleados, este tipo de documentos puede tener un componente cultural y emocional importante. Si no se sienten cómodos usándolo, pueden elegir otro documento de la Lista B. Si deciden utilizarlo, es buena idea tener copias digitales seguras y guardar el original en un lugar protegido.
Permiso de conducir emitido por una autoridad canadiense
Un permiso de conducir emitido por una autoridad canadiense también aparece en la Lista B. Es especialmente relevante en zonas fronterizas y sectores donde residentes canadienses trabajan legalmente en Estados Unidos.
El permiso debe estar sin caducar e incluir fotografía o información suficiente para identificar a la persona. Este documento demuestra quién es el trabajador, pero no que esté autorizado a trabajar en Estados Unidos, por lo que hay que combinarlo con un documento de la Lista C.
Los trabajadores canadienses deberían llevar tanto su permiso canadiense como la documentación que acredite su autorización para trabajar en EE. UU., como visados o aprobaciones correspondientes, para que RR. HH. pueda completar el Formulario I-9 de forma rápida y correcta.
En resumen, los documentos de la Lista B demuestran tu identidad. Siempre tienes que acompañarlos con un documento de la Lista C para demostrar que estás autorizado a trabajar.
Documentos de la Lista C
Los documentos de la Lista C prueban la autorización para trabajar en Estados Unidos, pero no demuestran identidad. Siempre deben presentarse junto con un documento de la Lista B. Muchos documentos de la Lista C están emitidos por agencias federales o estatales y reflejan ciudadanía, nacionalidad u otro estatus que incluye derecho a trabajar.
Resumen de algunos documentos habituales de la Lista C:
| Documento de la Lista C (ejemplos) | Qué suele demostrar |
| Tarjeta del Seguro Social sin leyendas restrictivas | Derecho a trabajar con un número de Seguro Social válido |
| Certificado de nacimiento original o copia certificada de EE. UU. | Nacimiento en EE. UU. y ciudadanía |
| Formularios FS-240, FS-545 o DS-1350 (nacimiento en el extranjero) | Ciudadanía estadounidense para personas nacidas fuera del país |
| Documento tribal de nativo americano | Estatus que puede incluir derecho a trabajar |
| Formularios I-197 o I-179 | Antiguas tarjetas de identificación de ciudadanos |
| Ciertos documentos de autorización de empleo emitidos por DHS en contexto Lista C | Autorización de trabajo según la categoría |
Los documentos de la Lista C generalmente deben ser originales o copias certificadas, no simples fotocopias. Algunos incluyen frases restrictivas como “NOT VALID FOR EMPLOYMENT” o “VALID FOR WORK ONLY WITH DHS AUTHORIZATION”. Este tipo de leyendas puede cambiar si un documento es aceptable o no para el I-9, por lo que el empleador tiene que leerlo con atención y seguir las instrucciones oficiales.
Tarjeta del Seguro Social
La tarjeta del Seguro Social es uno de los documentos de la Lista C más utilizados. Se puede usar siempre que muestre tu nombre y número de Seguro Social y no incluya frases restrictivas como “NOT VALID FOR EMPLOYMENT” o “VALID FOR WORK ONLY WITH DHS AUTHORIZATION”. Las tarjetas con estas leyendas, en general, no se aceptan como documentos de la Lista C sin restricciones y las instrucciones del I-9 indican que no se deben usar para ese propósito.
Muchos trabajadores usan la combinación de tarjeta del Seguro Social y permiso de conducir para completar el I-9. El problema es que mucha gente pierde la tarjeta o solo conserva una fotocopia. Para el I-9, normalmente RR. HH. necesita ver la tarjeta original. Si la has perdido, es posible que tengas que pedir un duplicado a la Agencia del Seguro Social, y eso lleva tiempo.
Como el número de Seguro Social es muy sensible, tanto empleados como empleadores deben proteger estas tarjetas con cuidado. Lo habitual es no llevarla siempre en la cartera, sino guardarla en casa, en un sitio seguro, y sacarla solo cuando sea realmente necesaria para trámites oficiales, como el I-9.
Certificado de nacimiento original o copia certificada
Un certificado de nacimiento original o una copia certificada emitida en Estados Unidos por un estado, condado, ciudad o territorio es otra opción de la Lista C. Debe estar expedido por una autoridad civil y mostrar el sello oficial. Los certificados “recuerdo” del hospital o fotocopias sin certificar no son válidos.
Los certificados de nacimiento suelen guardarse en archivos familiares, de modo que recuperarlos puede requerir algo de coordinación. Si no encuentras el tuyo, es posible que tengas que solicitar una copia certificada en la oficina de registros civiles del lugar donde naciste. Este proceso puede tardar días o incluso semanas, así que conviene no dejarlo para la noche anterior a tu primer día de trabajo.
Aunque un certificado de nacimiento contiene datos muy personales, es una prueba sólida y a largo plazo de tu derecho a trabajar. Si te incomoda compartirlo, puedes preguntar a RR. HH. cómo lo van a copiar y guardar, y quién tendrá acceso a los formularios I-9. También puedes usar otro documento de la Lista C si dispones de él.
Formularios FS-240, FS-545 y DS-1350
El Formulario FS-240, Consular Report of Birth Abroad, lo emiten embajadas o consulados de Estados Unidos para ciertos ciudadanos que nacen fuera del país. El Formulario FS-545, Certification of Birth Abroad, y el Formulario DS-1350, Certification of Report of Birth, son versiones más antiguas con un propósito similar. Todos ellos figuran en la Lista C.
Las personas que tienen estos documentos suelen tener trayectorias internacionales y a menudo también cuentan con pasaporte estadounidense. Pueden escoger entre presentar el pasaporte como documento de la Lista A o usar el documento de nacimiento en el extranjero como documento de la Lista C, acompañado de un documento de identidad de la Lista B.
Como ocurre con otros documentos menos habituales, es posible que algunos empleados de RR. HH. no los reconozcan al momento. En ese caso, lo más prudente es revisar los ejemplos y descripciones que aparecen en las instrucciones oficiales del I-9 o en el Manual M-274, en vez de rechazarlos simplemente porque no son frecuentes.
Documento tribal de nativo americano (Lista C)
Un documento tribal de nativo americano que aparece en la Lista C puede demostrar ciudadanía o pertenencia a una comunidad que conlleva derecho a trabajar. Puede parecerse o no al documento tribal usado en la Lista B para identidad.
Dado que estos documentos pueden variar de formato y ser complicados de sustituir, el empleador debe tratarlos con cuidado y respeto. Lo esencial es determinar si el documento parece oficial y si está claramente vinculado a la persona que lo presenta. Si RR. HH. necesita ayuda, lo indicado es apoyarse en la guía oficial, no en impresiones personales.
Para los empleados, utilizar un documento tribal puede resultar más personal que usar una identificación estándar. Conviene tener copias digitales seguras y guardar el original en un lugar donde no se deteriore, sobre todo si conseguir un reemplazo sería lento o difícil.
Formularios I-197 y I-179
El Formulario I-197, U.S. Citizen Identification Card, y el Formulario I-179, Identification Card for Use of Resident Citizen in the United States, son documentos antiguos que aún aparecen en la Lista C. Se emitieron en situaciones limitadas y hoy son poco comunes.
Si un trabajador presenta una de estas tarjetas, RR. HH. debe comprobar que parezca auténtica y que corresponda a la persona. Las guías oficiales del I-9 pueden ayudar a confirmar su aspecto. Igual que con otros documentos poco habituales, la clave no es si el personal los ha visto antes, sino si encajan con lo que describen las instrucciones oficiales.
Quienes conservan estas tarjetas antiguas suelen tener también documentos modernos como pasaporte o tarjeta del Seguro Social. Disponer de varias opciones aceptables es útil, especialmente si alguno de los documentos se deteriora o resulta difícil de leer.
Documento de autorización de empleo emitido por DHS (contexto Lista C)
La Lista C oficial también incluye la categoría “Employment authorization document issued by the Department of Homeland Security” como uno de sus puntos. Se refiere a ciertos documentos emitidos por el Departamento de Seguridad Nacional (DHS) que acreditan autorización de trabajo en situaciones concretas. Es importante distinguir estos documentos de la tarjeta I-766, que USCIS trata como documento de la Lista A y no de la Lista C.
Como los detalles pueden ser técnicos, los empleadores deberían consultar siempre la versión vigente de las instrucciones del Formulario I-9 y el Manual M-274 cuando vean un documento de DHS que no sea claramente un pasaporte o una green card. Los trabajadores, por su parte, deberían llevar todas las aprobaciones y notificaciones relevantes para que RR. HH. pueda entender bien su situación.
Si sientes que tu situación documental es compleja, con varias tarjetas, cartas y categorías de DHS, puede ayudar mucho reunir todo en un único expediente bien organizado antes de reunirte con RR. HH. o con tu asesor. Cuando tu documentación está completa y claramente etiquetada, los profesionales pueden centrarse en tomar decisiones, en lugar de dedicar tiempo a reconstruir tu historia a partir de papeles dispersos.
En resumen, los documentos de la Lista C confirman tu derecho a trabajar en Estados Unidos, pero siempre deben ir acompañados de un documento de la Lista B que demuestre tu identidad.
¿Por qué son importantes los documentos aceptables para el I-9?
Los documentos aceptables para el I-9 están en el centro de tres grandes objetivos: cumplimiento legal, contratación justa y protección del trabajador.
Para los empleadores, tener formularios I-9 completos y correctos ayuda a reducir el riesgo de:
- Auditorías e inspecciones por parte del gobierno
- Multas o sanciones por verificación incorrecta
- Investigaciones tensas sobre las prácticas de contratación
Para los empleados, entender los documentos del I-9 ayuda a evitar:
- Que te manden de vuelta a casa el primer día porque llevaste papeles equivocados
- Retrasos en empezar a trabajar o en cobrar tu primer sueldo
- Miedo o confusión sobre si realmente demostraste tu derecho a trabajar
El Formulario I-9 no es opcional, pero el proceso no tiene por qué ser un caos. Cuando sabes cómo funcionan las Listas A, B y C, mantienes tus documentos en buen estado y haces las preguntas importantes con tiempo, toda la experiencia se vuelve mucho más fácil de gestionar. Este artículo te ofrece un mapa general, pero no puede sustituir la asesoría legal ni de inmigración. Para cualquier duda sobre tu caso concreto, lo más seguro es consultar con un abogado, un especialista en recursos humanos o un profesional de cumplimiento que pueda revisar tu historial y tus documentos en detalle.
Si lo que quieres es que alguien se encargue de la parte de papeleo para que tú y tus asesores profesionales podáis centraros en las decisiones importantes sin perseguir identificaciones perdidas, YT Multiservices puede ayudarte a recopilar, traducir y organizar tus documentos del I-9 y otros registros, para que todo esté listo cuando RR. HH. o tu abogado lo necesiten.
Preguntas frecuentes sobre documentos aceptables para el I-9
¿Puedo usar un pasaporte o identificación caducados para el Formulario I-9?
En general, los documentos que tienen fecha de caducidad deben estar vigentes cuando se presentan para el I-9. Las listas oficiales de documentos aceptables se centran en pasaportes, identificaciones y tarjetas en vigor. En algunas situaciones concretas, una agencia oficial puede extender la validez de un documento por política interna, pero los empleadores deben basarse en la información oficial, no en suposiciones. Si tu pasaporte o identificación están caducados, es mejor planear una renovación o usar otro documento aceptable de las listas del I-9.
¿Siempre necesito una tarjeta del Seguro Social para completar el I-9?
No. No siempre necesitas una tarjeta del Seguro Social. La tarjeta es solo uno de los posibles documentos de la Lista C. Si utilizas un documento de la Lista A, como un pasaporte estadounidense o una green card, no necesitas la tarjeta del Seguro Social para el I-9. Si eliges la combinación de Lista B más Lista C, puedes usar un certificado de nacimiento u otro documento de la Lista C en lugar de la tarjeta del Seguro Social, siempre que esté en la lista oficial y cumpla los requisitos.
¿Puede mi empleador decidir qué documentos tengo que presentar?
No. El aviso sobre discriminación del Formulario I-9 deja claro que las personas empleadas eligen qué documentos aceptables desean presentar. El empleador debe comprobar que esos documentos aparecen en las listas oficiales, verificar que parecen auténticos y que pertenecen al trabajador, y luego registrarlos correctamente. Un empleador no debería exigir un documento específico, como “solo pasaporte” o “solo tarjeta del Seguro Social”, si el trabajador ya ha presentado otra opción válida de las listas del I-9.
